DA — DIGITALNA ARHIVA:
SOFTVERSKI SISTEM ZA FORMIRANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTARNIM MATERIJALOM
Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ rešava problem čuvanja i pristupa dokumentarnom materijalu omogućavajući formiranje i upravljanje kako podacima o odrednicama dokumentarnog materijala uključujući i lokacijske podatke, tako i digitalizovanim dokumentima. Implementacijom ovog softvera u poslovni sistem svake organizacije, ili institucije, postiže se efikasno centralizovano čuvanje i upravljanje dokumentima, snižavaju se troškovi manipulacije dokumentarnim materijalom, povećava produktivnost administrativnog rada, osigurava apsolutna tačnost i brzo pronalaženje i dostup-nost svih arhiviranih dokumenata, digitalizovanih za pregled i reprodukciju, dopri-noseći povećanju efikasnosti rada.
Korisnici sistema imaju na raspolaganju program kao efikasan alat za rad sa svim vrstama dokumenata:
- sa standardnim i sa korisnički definisanim atributima kao odrednicama dokumenata;
- sa korisnički definisanim kategorijama dokumenata sa svojim atributima;
- sa korisnički definisanim rokovima čuvanja dokumenata po kategorijama dokumentarnog materijala;
- sa digitalizovanim dokumentima: od skeniranih dokumenata do audio-video snimaka.
KARAKTERISTIKE SOFTVERSKOG SISTEMA „DIGITALNA ARHIVA“
- Omogućava da se upravljanje arhivskom građom i dokumentacijom vodi u skladu sa pravilima kancelarijskog poslovanja i čuva prema zakonskoj regulativi
- Usaglašen je sa arhivskim normama i zakonodavstvom u Republici Srbiji
- Omogućava lako kreiranje i praćenje liste kategorija arhivske građe i doku-mentarnog materijala sa rokovima čuvanja
- Omogućava rad sa profesionalnim skenerima renomiranih proizvođača čime omogućava efikasno digitalizovanje papirnih dokumenata
- Omogućava čuvanje (arhiviranje) digitalizovanih dokumenata u standardnim grafičkim formatima
- Omogućava slanje izabranih dokumenata i predmeta elektronskom poštom
Omogućava da se u okviru dokumenta nalaze napomene i prilozi - Omogućava definisanje neograničenog broja kategorija dokumenata i složenih kategorija dokumenata (predmeta) i atributa
Omogućava pridruživanje jednog ili više formata zapisa za svaku od kategorija dokumenata - Omogućava evidenciju dokumenata u sistemu, pretraživanje i pronalaženje dokumenata u digitalnoj arhivi po kategorijama dokumenata i po svim atributima
- Omogućava evidentiranje prostorne fizičke lokacije dokumenta/predmeta i elektronsku adresu digitalizovanog dokumenta/predmeta
- Omogućava korisničke grupe po ulogama korisnika u sistemu definisanjem različitih pristupnih prava korisnika za rad sa podacima, pretraživanje i pregled dokumenata kako bi se omogućila izmena u poslovnim funkcijama koje korisnici obavljaju
- Omogućava evidenciju i efikasno višekriterijumsko pretraživanje dokumenata svakom od korisnika sistema u zavisnosti od dodeljenog prava pristupa koji odgovaraju pristupnim kredencijalima i uloge u sistemu
- Omogućava ugodan rad korisnika jer je korisnički interfejs jednostavan i intuitivan za upotrebu
- Podržava rad sa UNICODE kodnim rasporedom, korisnički interfejs je na srpskom jeziku na ćiriličnom ili latiničnom pismu
- Beleži sve izvedene operacije nad dokumentima (audit)
- Koristi komunikacionu infrastruktura lokalne računarske mreže Naručioca ili resurse u klaudu za smeštanje i čuvanje podataka i digitalizovanog materijala.
Tehnički uslovi koje je potrebno korisnik da obezbedi su:
- PC radne stanice pod operativnim sistemom MS Windows XP SP3, MS Windows 7, 8.1 ili 10;
- Lokalni server baze podataka MS Windows 2012 r2 ili kasniji ili odgovarajući resurs u oblaku (klaudu);
- Bazu podataka MS SQL Server 2012/2014 ili 2012/2014 Express Edition i odgovarajući SQL Server Management Studio;
- Lokalni fajl server ili odgovarajući resurs u oblaku (klaudu);
- Dostupnost Interneta ukoliko se koriste resursi u oblaku (klaudu).
Stručni arhivistički uslovi potrebni da bi sistem uspešno funkcionisao koje definiše korisnik prema svojim potrebama uz mogućnost da preuzme definicije sa inicijalnim setom podataka: 1. Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; 2. Korisnički definisani atributi po kategorijama dokumentarnog materijala.
NAŠA PODRŠKA KORISNICIMA SOFTVERSKOG SISTEMA
- garancija na ispravno funkcionisanje softverskog sistema u trajanju od 1 godine;
- besplatna obuka za korišćenje softvera i licenciranje lica (koje odredi organizacija ili institucija) za ispravno i efikasno korišćenje softvera —odgovarajući broj lica koja obavljaju produkcione poslove skeniranja i atribuiranja dokumentarnog materijala i odgovarajući broj lica koja obavljaju korisničke poslove pregleda i korišćenja dokumentarnog materijala;
- održavanje i podrška za vreme trajanja garancije i produžavanje posle njenog isteka.
Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ može da se prilagodi posebnim zahtevima organizacija i privrednih društava, kao što su na primer, integracija u postojeći poslovni sistem, proširivanja ka potpunom obuhvatu administrativnih procesa, izbor baze podataka, i druge opcije u skladu sa potrebama i zahtevima korisnika. U tom smislu, postoje dve varijante softvera:
- Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ za mala i srednja preduzeća instaliran na do dve produkcione i jednu korisničku radnu stanicu (osnovna cena: dinarska protivrednost 3.200 EUR + PDV)
- Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ za mala i srednja preduzeća instaliran na do pet produkcionih i dve korisničke radne stanice (osnovna cena: dinarska protivrednost 4.000 EUR + PDV)
- Ugovor o korišćenju softverskog sistema “DIGITALNA ARHIVA” se potpisuje na najmanje 5 godina. Pri čemu je korisnik u obavezi da na ime godišnjeg održavanja nadoknadi prodavcu 20% od prodajne cene svake godine, osim za prvu godinu kada je softver u garantnom roku;
- Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ za velika i javna preduzeća i državne organe je u finalnoj fazi razvoja. Instalira se na do pedeset korisničkih i radnih stanica a cena se određuje u zavisnosti od potreba naručioca, po dogovoru.
Ovaj alat je na nivou najsavremenijih softverskih rešenja u ovoj oblasti, ali se razlikuje od njih po dva parametra: proizvod je naših vrhunskih stručnjaka i mnogo je jeftinije rešenje od softvera koje nude inostrane kompanije.
Softverski sistem „DIGITALNA ARHIVA“ omogućava da svoje poslovanje prilagodite zahtevima i mogućnostima koje otvara digitalna era. INSTITUT ZA EKONOMSKU DIPLOMATIJU je na raspolaganju za sve dodatne informacije i dogovore.
